Wyzwania zdalnej pracy, czyli Scrum na odległość.

W tym artykule nie będziemy skupiać się tylko na Scrumie, choć będzie on punktem wyjścia. Tym razem zastanowimy się nad bardzo aktualnym tematem, a mianowicie nad wyzwaniami jakie stoją przed zespołami (nie tylko Zespołami Scrumowymi), które są rozproszone, czy to ze względu na specyfikę działania firmy, czy z powodu sytuacji epidemiologicznej. 

Pokażemy, z jakimi trudnościami mogą borykać się członkowie zespołów, kiedy nie mogą spotkać się twarzą w twarz, jak można sobie z nimi radzić i czemu Scrum daje nam silne fundamenty, żeby te trudności pokonać.

CZEGO MOŻEMY SIĘ SPODZIEWAĆ?

Sam fakt, że możemy razem pracować, nie będąc w tym samym biurze, mieście, czy nawet na tym samym kontynencie jest niesamowity. Pracę zdalną doceniamy szczególnie teraz, kiedy z uwagi na bezpieczeństwo wolimy ograniczyć kontakty do minimum. Technologia daje nam możliwość kontynuowania realizacji projektów nawet w takich warunkach. I to jest super! Jednak natura człowieka i przyzwyczajenia wynikające z dotychczasowego standardu pracy, stawiają przed nami pewne wyzwania, na które warto przygotować i siebie i zespół.

Każdy kto interesował się tematem zwinności wie, że komunikacja między członkami zespołu jest kluczowa. Jak więc radzić sobie, kiedy możliwości kontaktu są ograniczone? 

Zacznijmy od przyjrzenia się różnicom.

W porównaniu ze spotkaniami twarzą w twarz musimy liczyć się z takimi niedogodnościami jak:

  • krótsze skupienie 
  • utrudniona interakcja
  • brak możliwości ruchu 
  • utrudnione odczytywanie emocji uczestników
  • brak możliwości użycia przedmiotów / pomocy manualnych
  • masa rozpraszaczy uwagi
  • członkom zespołu łatwiej ukryć brak skupienia

Oczywiście jest tego więcej. Nie oznacza to jednak, że prowadzenie spotkań on-line skazane jest na porażkę. Postaramy się podpowiedzieć, na co zwrócić uwagę, jakie wstępne ustalenia należy poczynić z zespołem i jak radzić sobie z kryzysami, żeby “on-lajny” nie były stratą czasu.

CO Z OCZU TO Z SERCA

Nie zakładamy oczywiście, że nasz zespół składa się z niekulturalnych ludzi, którzy tylko patrzą jak by tu się wymigać, ale trzeba sobie powiedzieć szczerze, że każdy ma trochę inne postrzeganie tego, co wypada, a co jest absolutnie niedopuszczalne. I właśnie te granice warto ustalić jak najwcześniej.

Do głównych grzeszków zdalnego świata należą: 

  • jedzenie posiłków w trakcie spotkań (Zaznaczamy, że drobna przekąska w postaci ciastka lub batonika nikomu nie będzie przeszkadzać, ale podczas zdalnych meetingów ludzie są w stanie zjeść nawet dwudaniowy obiad!)
  • praca w trakcie trwania spotkań (nie tylko zawodowa, ale także wstawianie prania)
  • spanie
  • korzystanie z toalety
  • czytanie 
  • rozmowa na czacie z osobami z zewnątrz

Jeżeli ktoś nie odzywa się od dłuższego czasu, nie jest aktywny, możemy przypuszczać, że myślami a może nawet ciałem nie ma go przed monitorem. No, ale jak temu zaradzić? Przecież nie możemy co kilka minut pytać: “Jesteście tam jeszcze?”.

Moderator spotkania powinien już na samym początku poprosić wszystkich o włączanie kamerek. To najprostszy sposób, żeby utrzymać zespół przed monitorem… przynajmniej ciałem.

Wiemy, że wiele osób ma przed tym opory, nie tylko ze względu na obciążenie sieci, ale też ze względu na niechęć do pokazywania swojego “domowego ja”, wstydzi się otoczenia, w którym pracuje itp. Dlatego zespół musi czuć, że nie będzie oceniany ze względu na takie drobiazgi jak kiepska fryzura, czy nieciekawy kolor farby na ścianie. Poza tym większość aplikacji do prowadzenia zdalnych spotkań posiada opcję rozmazania tła :). 

IM SZYBCIEJ TYM LEPIEJ

Kto tego nie zna?! Przychodzi godzina spotkania on-line, wszyscy zaproszeni starają się połączyć i wtedy się zaczyna! – “Słychać mnie?”, “Ja was słyszę, a wy mnie?”, “Strasznie mi przerywa”, “Jest pogłos.Może ten, co nie gada niech się zmutuje”. 

I tak mija dobre pierwsze 10 minut meetingu. Wszyscy się irytują i już marzą, żeby był koniec. Na pewne rzeczy, takie jak jakość połączenia internetowego, nie mamy wpływu. Możemy jednak wprowadzić 4 filary udanych zdalnych spotkań, które znacznie ułatwią współpracę.

  1. Facylitator

Przy “on-lajnach” potrzebny nawet bardziej niż w “normalnych” warunkach. Nie musi to być Scrum Master, ale ważne, żeby wyznaczona osoba była w pełni świadoma, jaki jest cel spotkania i dbała o postępowanie zgodne z wartościami Scruma. Powinien zadbać o płynność dyskusji, bo nic tak nie zabija uwagi jak chwile ciszy, albo czyjś słowotok.

  1. Cel i plan spotkania 

Zespół przede wszystkim musi wiedzieć, po co organizowane jest spotkanie, czyli znać cel. Poza tym zawczasu przygotowany plan meetingu pozwala lepiej się skupić, unikać dygresji i daje uczestnikom możliwość orientacji, na jakim etapie się znajdują i ile zostało do omówienia. Możliwości technicznych jest mnóstwo, zaczynając od zwykłego maila wysłanego przed spotkaniem, poprzez notatki w MS Teams, MS OneNote na aplikacjach typu Asana czy Trello kończąc. 

Tu mała dygresja: pamiętamy, że działamy zwinnie, więc plan jest tylko narzędziem. Realizacja planu nie może być ważniejsza, niż realizacja celu.

  1. Punktualność

Zespół powinien być świadomy, że godzina rozpoczęcia spotkania nie jest orientacyjna tylko ostateczna. Można nawet zasugerować podłączanie się parę minut wcześniej, zabezpieczając czas na problemy techniczne. Zespół może pokusić się o wyznaczenie “kary” dla spóźnialskich, jak na przykład zaśpiewanie piosenki.

  1. Minimalizacja ilości uczestników

Gdzie to tylko możliwe starajmy się ograniczyć ilość uczestników w spotkaniu on-line. Jeżeli Zespół Scrumowy jest liczny, Scrum Master może poprosić o to, żeby przed większymi spotkaniami jak na przykład retrospektywa, członkowie porozmawiali o ważnych kwestiach w mniejszych grupach, co później ułatwi przepływ informacji i dzielenie się spostrzeżeniami.

WARTOŚCI SCRUMA GWARANCJĄ POWODZENIA

Kiedy widzimy, że praca zdalna sprawia problem w naszym Zespole Scrumowym (i nie tylko Scrumowym), warto zatrzymać się na chwilę i przypomnieć wszystkim o wartościach Scruma: zaangażowaniu, odwadze, skupieniu, otwartości i poszanowaniu.  Rozumiejąc te wartości i trzymając się ich mamy niemal gwarancję sukcesu. Bądźmy bardziej niż dotychczas zwinni, czyli otwarci na zmianę. Jeżeli coś nie działa, nie bójmy się wrzucić to do kosza i zacząć od początku. Techniki, które sprawdzały się do tej pory, w zdalnym świecie nie działają? Zastąpmy je innymi, eksperymentujmy, a przede wszystkim rozmawiajmy otwarcie i szukajmy nowych rozwiązań. 

Na koniec chcielibyśmy przypomnieć o jednej oczywistości: wszyscy jesteśmy ludźmi i potrzebujemy czasu na dostosowanie się do nowej sytuacji. Jedni adaptują się szybciej inni wolniej i to jest zupełnie normalne. Każdy ma inne warunki pracy w domu. Nikt nie jest i nie musi być idealny. Pies zaszczekał w pokoju obok? Sąsiad kosi trawnik? Dziecko przechadza się nam za plecami, albo postanowiło przywitać się z wszystkimi na ekranie? I fajnie! Po prostu bądźmy sobą!

Nie wiesz jak zapanować nad pracą zespołów zdalnych? Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu? Potrzebujesz doświadczonego mentora?

Napisz do nas. Chętnie doradzimy i pomożemy.

piotr@agilemasters.pl & grzegorz@agilemasters.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *