Techniki na przeprowadzenie skutecznej retrospektywy sprintu

Skuteczna retrospektywa sprintu jest wydarzeniem, które przynosi najwięcej korzyści zespołowi scrumowemu. Pozwala w komfortowych warunkach przyjrzeć się wszystkim aspektom zakończonego sprintu, od realizacji założonych celów, jakości dostarczonego produktu/oprogramowania po atmosferę i komunikację między członkami zespołu. Bez tej wnikliwej analizy nie jest możliwe doskonalenie się i adaptacja do zmieniającej się rzeczywistości. Jest to doskonała okazja na przyjrzenie się temu, w czym dany zespół scrumowy jest dobry, a nad czym musi popracować. Retrospektywa daje też szansę, aby członkowie zespołu wspólnie określili, co warto wypróbować w celu podniesienia jakości i efektywności pracy.

W tym momencie możesz sobie pomyśleć, że to wszystko pięknie brzmi, ale jak od słów przejść do czynów? Jak sprawić, żeby retrospektywa była skuteczna i jednocześnie nie była uciążliwa dla zespołu? A nawet więcej! Jak sprawić, żeby to był wyczekiwany przez wszystkich czas?

DOBÓR TECHNIKI

Niestety musimy zasmucić tych, którzy czekają na gotowe recepty na skuteczne retro, bo takie nie istnieją. Przyjęta przez facylitatora technika musi być indywidualnie dobrana do zespołu, do sytuacji w jakiej się znajdują jego członkowie, do specyfiki pracy itd. Nie ma rozwiązania dobrego dla wszystkich. 

Istnieje wiele technik, które warto wypróbować i ewentualnie zmodyfikować. Nie ma dobrych i złych technik, są tylko techniki skuteczne i nieskuteczne. O tym, czy zastosowane rozwiązanie jest dobre dla danego zespołu, świadczy efekt retrospektywy. Jeżeli uczestnicy kończąc spotkanie wiedzą, które obszary i w jaki sposób mogą usprawnić oraz co mogą zrobić, żeby ich praca była bardziej efektywna i przyjemniejsza, to śmiało możemy powiedzieć, że technika zdała egzamin.

Dlatego facylitator powinien dobrze zastanowić się która technika jego zdaniem najlepiej:

  • pomaga przeanalizować przyczynę i skutek zjawisk
  • pozwala na odkrywanie realnych usprawnień
  • ułatwia przypomnienie i usystematyzowanie wszystkiego, co zdarzyło się podczas minionego sprintu
  • nadaje spotkaniu odpowiednią strukturę
  • buduje zespół scrumowy i motywuje jego członków go do dalszego działania
  • pobudza kreatywne myślenie jego członków

Mamy nadzieję, że przytoczone w tym artykule techniki, będa dla Ciebie inspiracją. Zanim do tego dojdziemy, omówimy 3 kwestie, ważne z perspektywy facylitatora i zespołu, bez względu na wybrana technikę.

TRZY ZASADY

  1. Nic na siłę

Zanim facylitator retrospektywy zacznie stosować wymyślne techniki, konieczne jest, żeby choć trochę poznał zespół scrumowy, z którym będzie pracował. Musi być świadomy dynamiki w zespole oraz charakterów jego członków. Jeżeli zacznie stosować techniki, które nijak się mają do mentalności uczestników, retrospektywa może nie spełnić funkcji. Ważne jest, aby facylitator próbując nową technikę, dokładnie wyjaśnił, na czym polega i jaki jest jej cel.

  1. Wizualizacja

Jak pewnie zauważysz, czytając opisy poszczególnych technik, prawie wszystkie mają jedna wspólną cechę, a mianowicie opierają się na wizualizacjach. Dzięki obrazom łatwiej zapamiętujemy dane (przynajmniej większość z nas). Wizualizacje nie muszą być piękne, wystarczy, że będą czytelne.

  1. Pierwsza dyrektywa.

“Bez względu na to, co ustalimy, zakładamy i głęboko wierzymy, że każdy wykonał najlepszą pracę, jaką tylko mógł, uwzględniając to, co w tym czasie wiedział, zdolności i umiejętności, dostępne zasoby i sytuację.”

Jest to reguła, którą opracował Norman Kerth i ma przypominać, że jesteśmy tylko ludźmi, mamy prawo popełniać błędy i nie wolno zakładać, że błędy te popełniane są celowo. Może być odczytywana na początku każdej retrospektywy, szczególnie gdy zespół scrumowy jest nowy. W zupełności wystarczy jednak, że osoby biorące udział w retro są świadome tej reguły i wedle niej postępują.

TECHNIKI OPARTE NA METAFORACH

Jako pierwsze opiszemy przykłady technik prowadzenia retrospektywy sprintu oparte na metaforach. Podsuniemy kilka pomysłów, ale pamiętaj, że możliwości jest mnóstwo. Tylko fantazja facylitatora ogranicza ilość motywów. 

Samochód rajdowy / Łódź

Mocne strony: Świetny przy gromadzeniu danych i szukaniu rozwiązań

Przygotowanie: Facylitator rysuje na dużej tablicy samochód wyścigowy, do którego przyczepiony jest z tyłu spadochron lub łódź żaglową, do której przyczepione są kotwice. Może dorysować też chmury i wiatr.

Zadanie: Każdy uczestnik retrospektywy na osobnych karteczkach samoprzylepnych wypisuje, co według niego było czynnikiem wzmacniającym (silnikiem/wiatrem), co elementem hamującym (spadochronem/kotwicą), a co może zwiastować przyszłe kłopoty (chmury). Karteczki umieszczane są na tablicy. Następnie uczestnicy dyskutują, co należy zrobić, aby zmniejszyć siłę czynników hamujących, a zwiększyć wzmacniających oraz jak zamienić “kotwice” w cele na przyszły sprint.

Efekt: Zebranie danych z różnych obszarów i pomysły na rozwiązania ewentualnych problemów

Koszykówka (lub inna gra zespołowa)

Mocne strony: Uświadamia członkom zespołu scrumowego ich rolę w projekcie

Przygotowanie: Facylitator przygotowuje rysunek/makietę boiska i umieszcza na nich graczy, czyli uczestników retrospektywy.

Zadanie: Każdy z uczestników zadaje sobie pytania i zapisuje na kartce odpowiedzi wedle szablonu:

  • Rzut: Jakie mam zadanie?
  • Asysta: Jak mogę pomóc innym?
  • Podanie: Jak inni mogą pomóc mi?
  • Pozycja: Jaką mam rolę w Zespole?

Efekt: Zwiększenie świadomości uczestników o ich roli w zespole i wpływie na sukces projektu.

Wspinaczka.

Mocne strony: Sprawdza się przy szukaniu rozwiązań na zaistniałe problemy

Przygotowanie: Facylitator może narysować wspinającego się alpinistę z linami, apteczką, chmurami dookoła.

Zadanie: Każdy z członków zespołu zapisuje na karteczkach samoprzylepnych odpowiedzi na poniższe pytania:

  • Liny: Czego potrzebuję, żeby osiągnąć cel?
  • Przeszkody: Co stoi na przeszkodzie do osiągnięcia celu?
  • Pogoda: Jaka panuje atmosfera w zespole? Jakie są moje odczucia co do projektu?
  • Apteczka pierwszej pomocy: Jakiej pomocy potrzebuję teraz, żeby móc kontynuować drogę do celu?

Efekt: Zespół przedstawia pomysły na usprawnienie procesu i mówi o swoich potrzebach w perspektywie kolejnego sprintu.

Trzy małe świnki.

Mocne strony: Pomaga w zdefiniowaniu usprawnień

Przygotowanie: Facylitator rysuje na tablicy domek ze słomy (elementy procesu, które są kruche), z patyczków (co jest OK, ale można ulepszyć) i cegieł (elementy stabilne, dopracowane).

Zadanie: Każdy z uczestników retrospektywy pisze na karteczce samoprzylepnej swoje spostrzeżenia

Efekt: Uczestnicy widzą produkt i proces z różnej perspektywy, definiują pola do usprawnień.

Karty kolekcjonerskie

Mocne strony: Pomaga poznać się członkom zespołu scrumowego; każdy uczestnik zabiera głos

Przygotowanie: Facylitator rozdaje uczestnikom jednakowe puste karty.

Zadanie: Uczestnicy retrospektywy przygotowują kartę, rysując na niej swoją podobiznę i pisząc jakiś interesujący fakt o sobie. Następnie wymieniają się kartami dotąd, dopóki każdy nie ma w ręku karty, która najbardziej go zainteresowała. Potem rozmawiają chwilę o sobie.

Efekt: Przełamanie lodów, zapoznanie się

Poziom naładowania baterii.

Mocne strony: Pomaga otwarcie mówić o emocjach w zespole scrumowym

Przygotowanie: Facylitator może wręczyć każdemy rysunek baterii z zaznaczonymi poziomami energii.

Zadanie: Uczestnicy zastanawiają się jaki jest ich poziom energii i odpowiadają na pytania:

  • Battery full: Co Ci dodaje energii?
  • Medium power: Co odbiera Ci energię?
  • Low battery: Co Cię pozbawia energii?
  • Sprint energy: Z jaką energią wkraczasz w nowy sprint?

Efekt: Poznajemy nastroje w zespole, zaangażowanie, poziom zmęczenia.

Jedna istotna rada na koniec, to że technik opartych na wizualizacji jest dużo nie znaczy, że za punkt honoru powinniśmy uznać, że każdo razowo zastosujemy inną. Miła odmiana co jakiś czas bedzie napewno doceniona przez zespół. Próbójcie, ekperymentujcie, napewno z czasem wybierzecie najlepszą metoda dla was.

W cześci drugiej skupimy sie na technikach opartych na pytaniach oraz motywujących zespół

Nie wiesz jak zaplanować retrospektywę? Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu? Potrzebujesz doświadczonego moderatora?

Napisz do nas. Chętnie doradzimy, pomożemy, zaproponujemy ramy oraz sposób przeprowadzenia retro.

piotr@agilemasters.pl & grzegorz@agilemasters.pl

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *