Wydarzeniem Scrumowym, bez którego w zasadzie nie możemy mówić o tym, że działamy w sposób zwinny, jest retrospektywa. Przez wielu jest niedoceniana i traktowana po macoszemu. Zwłaszcza Zespoły Deweloperskie, które nie do końca rozumieją jej cel, odbierają “retro” jako przykry obowiązek.
Zacznijmy jednak od krótkiego przypomnienia, co to właściwie jest ta retrospektywa i czemu bez niej nie ma zwinności.
KONTROWERSYJNA RETROSPEKTYWA
W angielskiej wersji Scrum Guidea wydarzenie to nazywa się Scrum Retrospective. Jego polskie tłumaczenie “retrospektywa” wzbudza niemałe kontrowersje w branży. Wiele osób zainteresowanych tematyką, uważa to tłumaczenie za zbyt dosłowne, ponieważ według słownika języka polskiego retrospektywa, to chronologiczny przegląd prac danego artysty lub grupy artystycznej. Część z nich sugeruje używanie słowa retrospekcja, co słownikowo wydaje się bardziej adekwatne. My darujemy sobie dywagacje na ten temat i w tym artykule będziemy posługiwać się zamiennie określeniami retrospektywa, lub po prostu retro.
Zostawmy więc dalsze rozważania językowe i przejdźmy do tego, o co tak naprawdę chodzi z tą retrospektywą i czemu jest dla skutecznego Scruma aż tak istotna.
CHWILA ODDECHU NA KONIEC SPRINTU
Retrospektywa to nic innego, jak spotkanie całego Zespołu Scrumowego, które powinno się odbyć zaraz po Przeglądzie Sprintu, ale przed kolejnym Planowaniem Sprintu. Jak każde wydarzenie w Scrumie jest ograniczone czasowo, co oznacza tyle, że czas jego trwania musi być proporcjonalny do długości Sprintu, który analizuje. Według Scrum Guide’a optymalny czas trwania retrospektywy to 45 minut po tygodniowym Sprincie.
Wykorzystując sportowe korzenie Scruma, retrospektywę możemy porównać do konsultacji sportowców z coachem, odbywających się po każdych zawodach. W Scrumie coachem będzie Scrum Master. Na jego barkach spoczywa odpowiedzialność za to, żeby retrospektywa w ogóle się odbyła i aby była jak najbardziej owocna dla zawodników (czyli Zespołu Scrumowego). Scrum Master dba o zrozumienie zasad “gry” i o samopoczucie “sportowców”. Stwarza warunki, w których każdy z członków Zespołu ma czas i możliwość wyrażenia szczerej opinii.
Retrospektywa jest jednym z wydarzeń, kiedy w naturalny sposób powinny być wcielane w życie filary Scruma, czyli inspekcja, adaptacja i oczywiście przejrzystość.
Tak jak w sporcie, uczestnicy tego spotkania analizują, co na ostatnich zawodach – czyli podczas Sprintu – poszło dobrze, a co wymaga poprawy. Razem zastanawiają się, czy osiągnęli zamierzony cel, byli zgrani, czy każdy trzymał się swojego zadania i wykonał go najlepiej jak potrafił, czy użyte narzędzia i techniki sprawdziły się. Innymi słowy, Zespół dokonuje inspekcji.
Po tym jak zostaną zidentyfikowane słabe punkty, “zawodnicy” wskazują elementy wymagające usprawnienia, a następnie planują, jak te usprawnienia zostaną wprowadzone w życie w trakcie następnych “zawodów”. Ma to na celu jak najszybszą eliminację błędów i tym samym strat. W tym punkcie realizowany jest trzeci filar Scruma, czyli adaptacja.
FAZY RETROSPEKTYWY
Dotychczasowe praktyki pokazują, że skuteczna retrospektywa powinna składać się z 5 części: organizacji i przygotowania gruntu do rozmowy, zebrania danych, oceny zastosowanych rozwiązań i pojawiających się problemów, wyznaczenia planu działania oraz podsumowania.
Faza pierwsza to krótka rozgrzewka wprowadzająca Zespół w rytm retro i dająca okazję do “rozgadania się”. Może być przeprowadzona nawet w formie zabawy.
Żeby spotkanie było skuteczne i miała realny wpływ na dalsze losy projektu warto, aby w fazie drugiej Zespół Scrumowy zadał sobie poniższe pytania:
Co poszło dobrze?
Co poszło nie tak?
Czego się nauczyłem/nauczyłam?
Co mnie martwi/zastanawia?
Co powinniśmy zacząć robić?
Co powinniśmy przestać robić?
Co powinniśmy kontynuować?
Tak przygotowany zespół może przejść do trzeciego etapu, czyli omówienia Sprintu, analizując wydarzenia z poprzedniej iterarcji, opierając sie na punktach z etapu drugiego. Jest to też idealny moment by zastanowić co było konkretnym powodem że coś poszło nie tak. Nie skupiać sie jeszcze na planie naprawczym ale spróbować znaleść prawdziwy powód problemów. Pora wyciągnąć wnioski, które pomogą w nastepnym punkcie. Badając ten element można wykorzystać wiele róznych technik np 5-Why.
Następnym, czwartym etapem, będzie wspólne opracowanie realnego planu działania możliwego do wprowadzenia już w następnym Sprincie. Jeżeli jest taka potrzeba, można posłużyć się głosowaniem przy wyborze optymalnego rozwiązania.
Do każdego z etapów możemy użyć różnych technik i narzędzi, ale o tym pomówimy w kolejnych artykułach.
Angielska nazwa ostatniej, czyli piątej fazy retrospektywy daje nam wskazówkę, że chodzi w niej o “zapakowanie” (na wynos) tego, co zostało ustalone w poprzednim etapie. Zespół dostaje chwilę na usystematyzowanie sobie wszystkiego i uspokojenie emocji. W tym etapie też można posłużyć się zabawą lub grą.
Wszystko to brzmi prosto, łatwo i przyjemnie, to czemu w takim razie retro jest odbierane przez wielu jako niepotrzebne zawracanie głowy?
RETROSPEKTYWA TO CZAS DLA ZESPOŁUCzłonkowie zespołu, a przeważnie Zespół Developerski, często odbierają retrospektywę jako kolejny obowiązek “do odklepania”. Przyczyn takiego stanu rzeczy może być wiele w zależności od charakteru projektu, firmy i Zespołu. Poniżej bardzo krótko omówimy te najczęściej powtarzające się:
- Niezrozumienie Scruma jako całości.
Zadaniem Scrum Mastera jest upewnienie się, że każdy z członków Zespołu rozumie czym jest Scrum i jakie są cele poszczególnych wydarzeń. Nic dodać nic ująć. Bez tej wiedzy nie ma co liczyć, że retrospektywa przyniesie efekty.
- Zaplanowane działania nie są wdrażane.
Motywacja członków zespołu do brania udziału w retrospektywie i wiara w jej sens prędzej czy później zniknie, jeżeli zauważą, że jest tylko “sztuką dla sztuki”, a nie źródłem realnych zmian.
- Retro niedostosowanie do temperamentu zespołu.
To technika przeprowadzenia retrospektywy musi być dostosowana do zespołu, a nie odwrotnie. Narzucanie czegokolwiek spowoduje frustrację i zniechęcenie.
- Nieproporcjonalny czas trwania retro w stosunku do Sprintu.
Dwugodzinne retro dotyczące tygodniowego Sprintu to gotowa recepta na katastrofę. Nie można liczyć na zaangażowanie Zespołu przy jednoznacznym przeroście formy nad treścią.
- Problemy techniczne i organizacyjne.
Ten problem pojawia się głównie w pracy zdalnej. O tym zagadnieniu szerzej będziemy mówić w kolejnych artykułach.
Obowiązkiem Scrum Mastera jest zadbanie o zrozumienie technik zwinnych w całej organizacji i otwartą atmosferę w jakiej odbywają się retrospektywy. Tworząc odpowiedni grunt do funkcjonowania Scruma jednocześnie zapobiegnie zniechęceniu do retro. Retrospektywa to nie zabawa, ale może przynieść dużo satysfakcji i wzmocnić motywację. Bez zaangażowanego Zespołu, Scrum pozostanie tylko w nazwie.
O tym jakimi technikami i narzędziami może posłużyć się Scrum Master podczas retrospektywy będziemy mówić w kolejnych artykułach.
Nie wiesz jak zaplanować retrospektywę? Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu? Potrzebujesz doświadczonego moderatora?
Napisz do nas. Chętnie doradzimy, pomożemy, zaproponujemy ramy oraz sposób przeprowadzenia retro.
